Como conduzir uma assembleia

É difícil encontrar um condomínio onde grande parte dos moradores participa das assembleias, podem ser vários os motivos dessa falta de interesse em participar, mas o modo em que a assembleia é organizada e conduzida tem impacto direto na vontade dos condôminos de fazer parte da reunião, então segue algumas dicas para ter uma assembleia organizada e produtiva:

Preparação dos participantes: Tudo começa na convocação, que deve ser feita de acordo com a Convenção, para evitar uma possível anulação judicial da assembleia. Deixar os participantes informados sobre todos os itens da pauta é importante para que ele possa pensar sobre o assunto, elaborar perguntas e debater com os vizinhos. A definição das pautas devem ser claras e necessárias, de preferência não muito extensas.

Ambiente: Se possível, coloque uma música bem suave para deixar o ambiente mais leve e calmo, outra boa opção é oferecer um cafezinho com biscoitos, isso deixa o ambiente com um clima mais agradável para a conversa. Organizar as cadeiras em círculo facilita a comunicação face-a-face. Inicie sempre no horário previsto (geralmente na segunda chamada) e tenha uma cópia da Convenção e do Regulamento Interno caso seja necessária a consulta.

Condução da Reunião: Primeiramente deve-se escolher o presidente da mesa, deve ser alguém respeitado por todos e neutro dentro do convívio diário no condomínio. É importante que o presidente saiba se impor no momento certo para que a reunião não saia do foco. Outra boa maneira de manter a ordem é definir um tempo determinado para cada assunto na pauta.

Objeções e perda de foco: Algo que pode atrapalhar a reunião, são alguns moradores que fazem objeções em excesso ou que querem discutir assuntos individuais ou que não são do interesse coletivo do condomínio, questões essas que podem ser resolvidas em outro momento, em uma rápida do conversa com o síndico. O presidente pode colocar a dúvida em votação entre os presentes para saber se ela é de interesse geral, assim o morador não se sente injustiçado e abre mais espaço para discussão caso seja do interesse da maioria.

Ânimos exaltados: Os moradores, na maioria das vezes, sabem quem pode causar tumulto na assembleia, é importante que os participantes não deixem esse tipo de morador ganhar espaço para causar problemas. O presidente deve advertir e pode até retirar o condômino que estiver perturbando o bom andamento da reunião, caso os participantes assim o queiram.

Depois da assembleia: Os vizinhos e síndico podem continuar ali para conversar sobre os temas tratados na reunião ou sobre outros assuntos que não puderam ser discutidos, enquanto o presidente da mesa juntamente com o funcionário da administradora do condomínio fazem a ata da reunião.