Dicas importantes para administração do condomínio
Todas as experiências da vida é necessário ter paciência, tudo requer tempo, especialmente para desempenhar tarefas que envolvam as opiniões e necessidades de terceiros. Trata-se de prestar os serviços com ética, sendo firme e justo nas decisões, visando o que é melhor para o coletivo. Por isso, é fundamental sempre procurar soluções antes de achar culpados, principalmente em casos mais graves. Outra dica é sempre comunicar com seus moradores sobre as regras do condomínio. Seja sempre equilibrado e sereno ao tratar com os condôminos sobre o que é certo e o que é errado quantas vezes for necessário. Independente de qual for a situação, nunca tome atitudes no calor do momento. Ter calma te ajuda muito a administrar ocasiões que requerem sensatez.
Organizar o setor administrativo
1. Salário dos funcionários;
2. Contas de água e luz;
3. Impostos e taxas;
4. Fornecedores.
Além do dinheiro, o administrador deve-se atentar sobre questões administrativas, como:
1. Redação de atas e circulares para registrar todas as decisões e acontecimentos do condomínio;
2. Representar o imóvel regularmente nos órgãos públicos e trabalhistas sempre que necessário;
3. Emitir boletos bancários das taxas de condomínio;
4. Selecionar e treinar funcionários para bom cumprimento das funções de zelo em relação ao prédio.
Contratação de serviços para manutenção predial
As áreas comuns do prédio possuem uma série de detalhes a serem observados. O síndico precisa ter muita atenção na hora de contratar serviços para manter em ótimo estado esses espaços. Ele deve:
1. Acompanhar a execução de obras realizados no condomínio;
2. Treinar os funcionários para trabalhos de manutenção e uso de equipamentos de segurança;
3. Cotar empresas especializadas para serviços de segurança.
No caso das obras, exija que a empreiteira identifique seus funcionários antes do início dos trabalhos. Solicite que cada operário use crachá com foto e alerte aos porteiros que deixem entrar somente pessoas devidamente identificadas para a segurança dos moradores.
Ter assistência jurídica e contábil
O condomínio deve contar com o respaldo de um advogado e um contador para que o administrador evite quaisquer problemas em relação ao setor jurídico quando for representar o prédio. Do mesmo modo, a assistência jurídica é fundamental para recolher, de forma justa, os encargos sociais como INSS, FGTS, PIS e contribuição sindical. Também auxiliam na prestação das guias do CAGED e RAIS para a Receita Federal e Ministério do Trabalho.
Prestação de contas
É obrigação do administrador prestar todas as contas do prédio. Essa prática deve ser obrigatória e periódica. O síndico deve ter tudo organizado e transparente para os moradores. Assim é dever ter:
1. Caixa emergencial ou fundo de reservas, nunca deixando-o no vermelho;
2. Propor soluções para acabar com a inadimplência dos moradores;
3. Realizar pelo menos 3 tipos de orçamentos antes de realizar algum tipo de serviço no prédio;
4. Solicitar sempre Nota Fiscal ou recibo, em casos de contratar uma prestadora de serviços ou comprar qualquer coisa.