Documentos devem ser guardados em um condomínio
Documentos podem ser muito importantes
Uma coisa que normalmente acabamos nos esquecendo no dia-a-dia de um condomínio, como armazenar um simples documento, pode se tornar um grande problema para síndicos e condôminos. O que normalmente acontece, é que as pessoas não pensam que a responsabilidade de guardar estes documentos é regida por lei. Ainda mais que, em alguns casos, o tempo regulamentado para guarda de alguns documentos pela legislação vigente, pode chegar a mais de três décadas, enquanto outros nem sequer podem ser descartados, por exemplo, os que se referem a processos trabalhistas e prontuários de funcionários do condomínio.
Por serem muito valiosos para o histórico, controle, e tomada de decisão futura pelo síndico ou membros do conselho, tais documentos podem servir ainda como prova frente a possíveis futuras ações trabalhistas, ou fiscalizações que podem ocorrer a qualquer momento. Outro motivo importante para se ter tudo organizado, é o fato de que num eventual processo contra o condomínio, este pode acabar perdendo mesmo estando correto, simplesmente por não ter os documentos guardados e, consequentemente, não conseguindo apresentar nenhuma prova.
Essa realidade é certa, que o e-social, deve começar a ajudar os condomínios a se organizarem, à medida em que, a partir de sua implementação, muitos desses referidos documentos, passarão a ser imputados dentro do sistema, com possibilidade de consulta tanto do condomínio quanto dos órgãos federais, estaduais e municipais. Isso por si só já vai obrigar aos síndicos ficarem atentos a este tema, pois as autuações são bastante pesadas para quem não coloca os documentos no sistema, e nos prazos estipulados pela legislação.
Porém, isso não torna o assunto menos importante, absolutamente. Muito pelo contrário, com estes cruzamentos de dados que propicia o e-social, a fiscalização será certamente infinitamente mais rigorosa do que é hoje. E com isso, o condomínio pode facilmente necessitar de algum documento antigo para se defender de eventual ação ou autuação do ministério público, e caso não o tenha, pode se dar mal. Existe quem opte por deixar a guarda desses documentos a cargo da administradora, porém esse é um assunto que tem de ser acompanhado de perto. Inicialmente tem de se verificar se a administradora está apta a fazer este serviço, e também se tem alguma taxa extra pelo serviço.
Depois de verificadas essas questões, se o condomínio optar pela guarda na administradora, precisa também estar sempre de olho para garantir que isso está sendo feito efetivamente e da maneira correta. Em quais instalações esses documentos estão sendo guardados, se existe risco de perda dos mesmos e quais as precauções que a administradora está tomando preventivamente, e por último, mas não menos importante, como a administradora pretende lidar com tudo isso, caso eventualmente seja substituída, porque é bastante comum numa transição entre administradoras, que alguns desses documentos sejam perdidos no meio do caminho.
Hoje com o advento de novas tecnologias, já existem empresas especializadas, e até mesmo administradoras que criaram departamentos especializados em digitalizar e guardar esses documentos. Essa é a forma mais fácil de garantir que tudo está protegido, com backup, na nuvem ou em servidor, garantindo fácil acesso quando precisar. Lembrando que, é preciso se atentar para o passado também. Não adianta contratar empresa ou começar a organizar tudo daqui pra frente e esquecer o que já passou, pois como abordamos no início deste artigo, alguns documentos não podem ser descartados. A dica então é contratar uma dessas empresas para que armazene ou digitalize absolutamente tudo que o condomínio já produziu de documentos até o momento, e só então passe a olhar como devem continuar daqui para frente.
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