Quais são as funções do porteiro?

Num condomínio, o porteiro é um dos profissionais mais importantes. Assumindo o papel de cartão de visitas do condomínio, o porteiro é quem causa a primeira impressão de todos que chegam ao local. Ele é o responsável por conceder e monitorar o acesso dos moradores, visitantes e demais indivíduos, além de receber as encomendas e correspondências. 

O que poucos sabem é que essas não são as únicas funções da portaria. A maioria dos moradores confundem certas atribuições do porteiro com as do zelador e do síndico. Entretanto, é importante ter em mente quais são as tarefas da portaria, uma vez que definidas suas obrigações, é possível que o trabalho seja feito sem desvios e irregularidades.

O porteiro desempenha um papel fundamental na segurança do condomínio. Para garantir efetividade na função, é de extrema importância que o profissional tenha não apenas compromisso e atenção, mas também que saiba como agir em situações de emergência: o aparecimento de um foco de incêndio, um elevador quebrado ou até um estranho circulando nos arredores do condomínio.

É essencial que o condomínio providencie um telefone para a portaria, assim como uma lista de telefones úteis para emergências (SAMU, Polícia, Bombeiros) e demais complicações do cotidiano (empresas de frete, dedetização, manutenção, etc.). O porteiro deve se aproveitar do acesso às câmeras para reportar ao síndico todo tipo de problema ou infração das regras do condomínio.

A seguir, vamos entender quais as funções da portaria no condomínio: até onde o porteiro pode atuar? O que é tarefa da portaria e o que é tarefa do síndico?

Acesso

Conceder e controlar o acesso de visitantes é uma das tarefas mais conhecidas do porteiro. O acesso diz respeito não apenas aos visitantes, como também prestadores de serviço e funcionários do condomínio. É importante que a portaria fique atenta a toda movimentação suspeita nos arredores do local, e se empenhe no registro dos visitantes - seja físico ou digital - para evitar que indivíduos suspeitos causem problemas e dores de cabeça.

Monitorar a entrada e a saída dos moradores é também um ponto importante - e com o avanço tecnológico, ficou cada vez mais fácil controlar esse fluxo. Biometria digital, reconhecimento facial e QR Codes são algumas das ferramentas que facilitam e modernizam a portaria.

Encomendas

Nos últimos anos, as compras online e os serviços de delivery se tornaram cada vez mais populares. Com isso, fez-se necessário que a gestão de encomendas, correspondências e demais entregas fosse aprimorada nos condomínios - além do estabelecimento de regras claras e medidas de cautela no recebimento das encomendas, é necessário dar ainda mais atenção para datas de comércio intenso, como Natal e Black Friday.

Essa onda de encomendas, somada à correspondência tradicional, fez com que a guarita se tornasse um verdadeiro ponto logístico em diversos condomínios. Apesar da adesão à correspondência digital, o sistema físico ainda é muito utilizado, principalmente quando se fala de despesas - é papel do condomínio disponibilizar tais cartas o mais rápido possível aos seus destinatários, por se tratarem de pagamentos com prazos.

Ocorrências

O famoso livro de ocorrências. Na maior parte das vezes, o caderno de registro de ocorrências fica com o porteiro ou com o zelador. Nesse tipo de livro, anotam-se não apenas problemas envolvendo moradores, como também sugestões de melhoria, reclamações e observações relativas à manutenção das áreas comuns. Todos podem escrever no livro - ele serve como um canal de comunicação com o síndico, ou seja, não é restrito aos funcionários do empreendimento.

Entretanto, é mais comum que o caderno seja mais usado como uma maneira dos funcionários se comunicarem - uma encomenda que não foi entregue, um prestador de serviços que agendou uma visita ao condomínio, um documento que precisa de uma assinatura, entre outras situações e informações que devem ser registradas.

Vale mencionar que o mau uso do caderno de ocorrências pode trazer prejuízos na hora de vender ou alugar seu empreendimento - o livro pode servir como um reflexo da organização do condomínio. Dependendo do tipo, frequência e gravidade dos registros no caderno, pode-se constatar um ambiente problemático, e afastar o interesse de possíveis inquilinos ou até mesmo compradores.

Empréstimos

Normalmente, certos objetos de uso comunitário ficam guardados na portaria - chaves de acesso das áreas comuns, bolas para a prática de esportes na quadra, entre outros. Nesses casos, o morador deve solicitar o empréstimo diretamente com o porteiro e, em alguns casos, assinar um termo de empréstimo.

Passagem de serviço

A portaria envolve mais do que um funcionário - quase sempre há divisão dos serviços em turnos. A passagem de serviço é mais uma das funções do porteiro: na troca de turnos, é necessário se certificar de que todas as informações e avisos estejam registrados para que o próximo profissional que vai assumir o posto esteja a par de tudo que aconteceu durante o dia.

E o que não é função do porteiro?

Agora que você já sabe quais são as funções da portaria, é ainda mais importante saber quais são as atividades que não são atribuídas a esses profissionais.

Não é tarefa do porteiro trocar lâmpadas, manobrar carros, guardar itens dos moradores, limpar o condomínio, fazer reparos, levar as compras dos moradores até sua casa, vigiar crianças…

Os condôminos, síndico e outros funcionários não devem cobrar que o porteiro realize tais atividades, pois não são parte das suas obrigações. Mesmo se o porteiro se dispor a fazer alguma das tarefas em questão, ele teria que se ausentar da portaria, o que resultaria em problemas.

Agora sim!

Um porteiro deve manter um bom relacionamento com os moradores - estar apresentável e ser sempre cordial com todos. É também dever do porteiro fazer com que o regulamento interno seja sempre cumprido, e avisar o síndico e o zelador caso haja algum descumprimento durante seu expediente.

Para que os funcionários da portaria trabalhem melhor, o condomínio pode oferecer uma estrutura que conte com apetrechos como uma linha telefônica, portaria blindada, ambiente ventilado, lista de contatos úteis e até treinamentos envolvendo o cotidiano condominial.

Agora você já sabe quais são as funções de uma portaria no condomínio. Para ter acesso a mais conteúdo condominial, acompanhe nosso portal de notícias! E para quem deseja a melhor experiência num condomínio, baixe o aplicativo Seu Condomínio - a plataforma completa para síndicos e moradores, disponível para Android e iPhone.