Reunião de condomínio: como torná-la produtiva?
Uma reunião ou assembleia de condomínios precisa ser produtiva e direta, para isso acontecer, algumas medidas devem ser tomadas antes, durante e após. Antes é preciso que o síndico ou responsável legal sobre aquela assembleia ou reunião, informe com bastante antecedência todas as pautas a serem tratadas durante a reunião, assim como o tempo reservado para cada assunto, se for necessário, que seja marcado no relógio; o líder da reunião deve conduzir a reunião com autoridade máxima, sempre que possível, manter o foco da reunião e não deixar que os participantes fiquem desviando o assunto e tratando de algo que não esteja programado; tratar dos temas mais simples primeiro, e só posteriormente, tratar dos temas mais polêmicos, pois são esses que geralmente geram mais discussões, assim, não prolongando muito a reunião.
Durante a reunião é necessário que o líder da bancada, procure ser o mais firme e imparcial possível; tratar dos assuntos com bastante seriedade, não deixando que os participantes falem muito, orientando-os a serem simples e objetivos, dando a desculpa de que todos os temas que foram programados para aquela reunião sejam pautados, garantindo assim que não haja atrasos na reunião; fazer com que a reunião comece e termine no horário programado; ter em mãos todos os documentos do condomínio, assim como cópias da Convenção e do Regulamento Interno. Após a reunião, pedir que os participantes assinem a ata de presença, e que caso tenha permanecido alguma dúvida sobre algum tema, que deixe sua queixa na portaria, ou mande por E-mail, para que seja tratado em uma futura reunião.
Um fator muito importante a se observar também, é o ambiente onde a reunião será realizada. Procure por um lugar amplo e arejado, onde caibam todos os moradores confirmados para a reunião; coloque um número de cadeiras suficientes para que todos fiquem sentados, organizando elas em círculos para facilitar a comunicação; colocar uma música ambiente suave, ou até um DVD com um tema leve, músicas agitadas não são recomendadas; oferecer um cafezinho com biscoito para os presentes, esse tipo de atenção vai criando um ambiente mais propício para a conversa e para o entendimento entre os vizinhos; mantenha o material organizado e, se possível, mostre os condôminos por meio de retro-projetor ou computador, por exemplo.
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