Síndico de primeira viagem. O que fazer?

Pode parecer uma carga pesada de trabalho, mas não há razão para ansiedade ou desespero. Embora seja muita coisa para lidar, é importante lembrar que com o tempo e a prática, as tarefas e responsabilidades ficarão mais gerenciáveis. Além disso, há muitos recursos disponíveis, como associações de síndicos, cursos e treinamentos para ajudar no desenvolvimento das habilidades necessárias para desempenhar essa função.

As principais responsabilidades do síndico

As funções e atividades do síndico  estão descritas no Código Civil, que dedica o Capítulo VII ao Condomínio Edilício nos artigos 1.331 a 1.358. O síndico é o representante legal do condomínio e é responsável por toda a documentação do condomínio, além de representá-lo em juízo, quando necessário.

O síndico deve facilitar a comunicação entre os moradores do condomínio e auxiliar na resolução de problemas. Ele deve zelar pelo patrimônio comum do condomínio e gerir as pessoas envolvidas, como funcionários e prestadores de serviços.

Além das atribuições mencionadas, outras responsabilidades que cabem ao síndico incluem:

• Convocar e presidir as assembleias condominiais;

• Executar e fazer cumprir as deliberações das assembleias;

• Elaborar o orçamento anual e o planejamento financeiro do condomínio;

• Arrecadar as taxas condominiais e fazer a gestão financeira do condomínio;

• Contratar e supervisionar funcionários e prestadores de serviços;

• Realizar a manutenção preventiva e corretiva do condomínio;

• Fiscalizar o cumprimento das normas internas e do regulamento do condomínio;

• Aplicar penalidades e multas, quando necessário;

• Zelar pela segurança dos moradores e do condomínio.

Responsabilidades do síndico

A responsabilidade civil e criminal do síndico é uma das atribuições mais críticas e muitos candidatos ao cargo, ou mesmo os eleitos de primeira viagem, não têm ciência disso.

O síndico é responsável por tomar decisões importantes que afetam a vida e a propriedade de todos os moradores do condomínio. Isso inclui questões financeiras, de segurança, de manutenção e de cumprimento das leis e regulamentos. Se o síndico não cumprir adequadamente suas obrigações, ele pode ser responsabilizado civil e criminalmente.

A responsabilidade civil implica que o síndico pode ser processado por um morador do condomínio caso alegue ter sofrido algum tipo de prejuízo devido à má gestão ou negligência do síndico. Isso pode incluir danos materiais, lesões corporais ou perda de propriedade.

Já a responsabilidade criminal pode ocorrer quando o síndico viola leis ou regulamentos, como a contratação de mão de obra irregular, a omissão de informações importantes em documentos ou a negligência que resulta em ferimentos graves ou morte.

Responsabilidades do síndico e do condomínio

Além do Código Civil, existem outras legislações e documentos que regem as funções, responsabilidades e obrigações do síndico. A Constituição Federal, por exemplo, traz alguns dispositivos que podem ser relevantes para a gestão condominial, como o direito à propriedade privada e o dever de respeitar o meio ambiente.

As leis em suas três esferas (federal, estadual e municipal) também podem trazer regras específicas para os condomínios, como normas de segurança e prevenção de incêndios, normas de acessibilidade, entre outras. É importante que o síndico conheça essas leis e normas, para que possa garantir a segurança e o bem-estar dos moradores do condomínio.

Além das legislações , as normas técnicas e regulamentadoras também podem ser relevantes para a gestão condominial. Por exemplo, as normas da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) sobre manutenção predial e segurança em edificações podem ser importantes para garantir a conservação do prédio e a segurança dos moradores.

A Convenção e o Regimento Interno do condomínio também são documentos fundamentais para o síndico, pois eles estabelecem as regras e os procedimentos específicos do condomínio. É importante que o síndico conheça bem esses documentos, para que possa tomar decisões de acordo com as normas e os procedimentos estabelecidos.

Confira abaixo algumas das principais leis, normas e regras que se aplicam ao síndico e ao condomínio:

• Código Civil Brasileiro - Capítulo XV - Da Convenção de Condomínio e Do Regimento Interno

• Constituição Federal - Artigos 5º, XXII e 170, II

• Lei nº 4.591/64 - Lei do Condomínio e Incorporações

• Lei nº 10.406/02 - Novo Código Civil Brasileiro

• Lei nº 13.146/15 - Lei Brasileira de Inclusão da Pessoa com Deficiência (normas de acessibilidade)

• Lei nº 11.977/09 - Programa Minha Casa, Minha Vida (normas de construção e habitação)

• Lei nº 8.078/90 - Código de Defesa do Consumidor (relação entre moradores e condomínio)

• Normas Técnicas da ABNT - Normas de segurança e manutenção predial

• Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho - Normas de segurança e saúde do trabalho

• Convenção do Condomínio - Documento que estabelece as regras gerais do condomínio

• Regimento Interno do Condomínio - Documento que estabelece as regras específicas do condomínio

• Jurisprudência - Decisões judiciais que estabelecem precedentes para casos similares

Funções fundamentais do subsíndico e do conselho do condomínio

O papel do síndico na administração do condomínio é crucial, mas ele não deve atuar sozinho. Para ajudar na fiscalização das atividades do síndico e garantir uma gestão transparente e eficiente, o condomínio pode contar com um Conselho Fiscal, conforme estabelecido pelo artigo 1.356 do Código Civil.

O Conselho Fiscal é formado por três membros eleitos em assembleia e tem como principal responsabilidade analisar as contas do síndico e emitir um parecer sobre elas. O objetivo é garantir que o síndico esteja cumprindo suas obrigações de maneira adequada e que as finanças do condomínio estejam sendo gerenciadas de forma responsável.

Na prática, uma das principais funções do Conselho Fiscal é verificar mensalmente as contas e a documentação do condomínio. Para isso, geralmente é utilizado um conjunto de pastas de prestação de contas organizadas pela administradora do condomínio. Essas pastas podem ser físicas ou digitais, sendo que a versão digital é ainda mais prática e rápida para conferência.

Com as pastas de prestação de contas em mãos, os membros do Conselho Fiscal podem conferir os balancetes, extratos bancários, comprovantes de pagamento, contratos e outras documentações importantes. A verificação cuidadosa desses documentos permite que o Conselho Fiscal garanta que as contas do condomínio estejam em ordem e que não haja nenhuma irregularidade.

A versão digital das pastas de prestação de contas tem se mostrado uma opção ainda mais prática e ágil para a conferência do Conselho Fiscal. Com a possibilidade de acesso simultâneo por parte de todos os membros do conselho, a análise e a verificação das contas do condomínio pode ser realizada de forma mais eficiente e rápida, permitindo que o Conselho Fiscal cumpra suas responsabilidades de forma mais ágil e eficaz.

Além disso, o Conselho Fiscal pode atuar como um órgão consultivo, oferecendo sugestões e recomendações ao síndico para melhorias na gestão do condomínio. É importante que o Conselho Fiscal tenha autonomia e independência para exercer suas funções, de forma a garantir a transparência e a lisura na administração condominial.

Além do Conselho Fiscal, o síndico também pode contar com um subsíndico para auxiliá-lo na gestão do condomínio. Embora a lei não preveja a existência desse cargo, a convenção do condomínio pode estipular a sua criação.

O subsíndico geralmente assume a função plenamente quando o síndico se ausenta do condomínio por um período prolongado, como em casos de viagens ou licenças médicas. 

Checagens após assumir o cargo de síndico

Mesmo que o síndico eleito seja experiente ou profissional, é necessário que ele tome diversas medidas e providências antes de assumir o cargo. Algumas das principais ações que devem ser tomadas são:

• Revisão da documentação do condomínio: o síndico deve verificar se todos os documentos do condomínio estão atualizados e em ordem, como a convenção, o regimento interno, as atas de assembleias, entre outros.

• Análise das contas e das finanças do condomínio: é fundamental que o síndico faça uma análise detalhada das contas do condomínio, verificando se os pagamentos estão em dia, se as cobranças estão sendo feitas corretamente e se as finanças do condomínio estão equilibradas.

• Avaliação da estrutura física do condomínio: o síndico deve vistoriar as áreas comuns do condomínio, verificando se há necessidade de reparos ou manutenção. 

• Conhecimento dos funcionários do condomínio: o síndico deve conhecer os funcionários do condomínio, saber quais são suas funções e responsabilidades, além de verificar se eles estão trabalhando de forma adequada.

• Reunião com a administração do condomínio: é importante que o síndico se reúna com a administradora do condomínio para entender como ela funciona e quais são seus procedimentos.

• Elaboração de um plano de ação: o síndico deve elaborar um plano de ação para o seu mandato, definindo quais serão as prioridades e as metas a serem alcançadas.

Certidões

É importante que o síndico novo faça um levantamento das certidões necessárias para entender a real situação do condomínio em termos trabalhistas e ações cíveis e criminais. 

• Certidão negativa de débitos trabalhistas (CNDT): essa certidão atesta se o condomínio possui ou não dívidas trabalhistas em aberto.

• Certidão de ações cíveis: essa certidão informa se o condomínio é parte em algum processo judicial cível.

• Certidão de ações criminais: essa certidão informa se o condomínio é parte em algum processo judicial criminal.

• Certidão negativa de débitos estaduais e municipais: essa certidão atesta se o condomínio possui ou não dívidas com o estado ou município em questões como IPTU, ISS e taxas municipais.

Administradora de condomínio

A administradora do condomínio escolhida pelo síndico é um importante parceiro na gestão do empreendimento. Essa empresa pode se tornar o braço direito do síndico, auxiliando-o na realização de diversas tarefas administrativas.

Cerca de 200 tarefas administrativas do síndico podem ser transferidas para a administradora do condomínio, incluindo a gestão de pessoal, financeira, jurídica, obrigações fiscais e tributárias, contratos, entre outras. Dessa forma, o síndico pode contar com o suporte da empresa para lidar com essas responsabilidades, o que lhe permite ter mais tempo para se concentrar em outras questões importantes relacionadas à gestão do condomínio.

Além disso, a administradora do condomínio pode fornecer relatórios detalhados sobre as atividades do condomínio, manter a documentação em dia, prestar informações aos moradores, realizar a cobrança das taxas condominiais, contratar prestadores de serviços, e muitas outras funções.

Informações sobre trocar de administradora

Antes de iniciar o processo de troca de administradora, o síndico deve verificar o contrato atual e analisar as cláusulas referentes à rescisão e ao prazo de aviso prévio. É importante também avaliar se há alguma pendência financeira ou jurídica com a atual administradora, a fim de evitar problemas futuros.

Após essas verificações, é hora de iniciar a busca por uma nova administradora. É recomendável que o síndico busque referências e faça uma análise detalhada das empresas que estão sendo consideradas, levando em conta sua reputação, experiência, serviços oferecidos e valores cobrados.

Uma vez escolhida a nova administradora, é necessário comunicar à empresa atual sobre a rescisão do contrato. O síndico deve elaborar uma carta de aviso prévio, informando a decisão de rescindir o contrato e a data em que isso será feito. É importante também que essa carta seja enviada com antecedência e por meio de um comprovante de entrega, para evitar problemas futuros.

Durante o período de transição, é fundamental que a nova administradora tenha acesso a toda a documentação e informações necessárias para iniciar sua gestão. Para isso, o síndico deve solicitar à atual administradora o fornecimento de uma relação completa de todos os documentos e informações relevantes, como atas de assembleias, contratos, registros contábeis, entre outros.

Remuneração do síndico

É comum que os condomínios ofereçam algum tipo de remuneração para síndicos, principalmente em prédios com grande número de unidades e muitas responsabilidades envolvidas na gestão.

A remuneração pode ser fixada pela assembleia dos condôminos, e geralmente leva em consideração a carga horária do síndico, as tarefas e responsabilidades que ele terá que assumir, e a complexidade da administração do condomínio.

A alíquota de contribuição ao INSS para os síndicos é de 11% sobre o valor da remuneração recebida. É importante destacar que essa contribuição garante ao síndico acesso aos benefícios previdenciários, como aposentadoria, auxílio-doença, entre outros.

O valor da remuneração e a alíquota de contribuição devem ser definidos pela assembleia do condomínio, conforme previsto em lei. No entanto, caso a assembleia não defina uma alíquota específica, recomenda-se que o síndico contribua com a alíquota mínima de 11%.

Como realizar o atendimento e a comunicação com os condôminos de forma efetiva?

A comunicação assertiva com os condôminos é uma das principais chaves para uma gestão de condomínio bem-sucedida, transparente, colaborativa e que traz segurança  à comunidade

No entanto, é comum que os síndicos fiquem sobrecarregados com as diversas tarefas, obrigações e responsabilidades, e acabem esquecendo de estabelecer canais oficiais de comunicação com os condôminos ou meios de se comunicar com a comunidade de forma efetiva.

Portanto, é importante definir canais de comunicação eficientes, como reuniões periódicas, grupos de WhatsApp ou outras plataformas digitais, para manter os condôminos informados sobre questões relevantes, como obras, despesas, mudanças de regras e outras decisões importantes.

Além disso, a comunicação deve ser clara, objetiva e acessível, evitando termos técnicos ou jurídicos que possam gerar confusão ou mal-entendidos. O síndico também deve estar disponível para ouvir sugestões, críticas e reclamações dos condôminos, buscando sempre solucionar os problemas de forma colaborativa e pacífica.

Existem diversas formas de comunicação que o síndico pode utilizar para se comunicar com os moradores do condomínio. É importante que ele utilize uma variedade de canais, a fim de atingir o máximo de pessoas possível. Alguns exemplos de canais de comunicação são:

• Murais de aviso: são espaços físicos no condomínio onde o síndico pode colocar avisos, comunicados e informações relevantes para a comunidade.
• Grupos de WhatsApp: aplicativos de mensagem em grupo podem ser uma forma rápida e eficiente de comunicação entre o síndico e os moradores. É importante que o grupo tenha regras bem estabelecidas para evitar abusos.
• E-mails: o síndico pode enviar e-mails para todos os moradores, especialmente para comunicados que exijam uma linguagem mais formal.
• Assembleias: As reuniões de condomínio são momentos fundamentais para que o síndico possa se comunicar pessoalmente com os moradores e prestar contas de sua gestão.
• Redes sociais: o síndico pode criar perfis nas redes sociais do condomínio para publicar avisos, comunicados e informações importantes. É importante que o síndico estabeleça critérios claros para a utilização dessas redes sociais e monitore as postagens dos moradores para evitar conteúdos ofensivos ou inapropriados.

É comum que o síndico precise lidar com reclamações ou problemas recorrentes no condomínio, além de conflitos entre vizinhos e assuntos mais delicados. Nesses casos, é importante que o síndico saiba como lidar com essas situações de maneira eficaz e justa. Uma boa opção é compartilhar essas questões com o conselho, que pode auxiliar na tomada de decisões e na busca por soluções adequadas.

Outra possibilidade é a criação de um comitê para gestão de conflitos e mediação, o que pode aliviar a carga do síndico nesses assuntos e garantir uma abordagem imparcial. É importante lembrar que, em casos de conflitos, o síndico deve agir com ética e isonomia, evitando tomar partido e buscando sempre o bem-estar e a harmonia da comunidade condominial.

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