Para que moradores possam fazer pequenas reclamações, condomínios normalmente contam com um livro de ocorrências ou caderno de ocorrências que é guardado pelo porteiro ou mesmo pelo zelador. No entanto, quanto mais o tempo passa, mais o livro físico está sendo substituído por opções digitais em diversos condomínios.

Muito disso se deve a atritos entre moradores e funcionários, já que todos os moradores e até mesmo o porteiro ou o zelador podem ver reclamações escritas no livro de ocorrências.

Ainda assim, o livro de ocorrências é importante pois é por meio dele que os moradores e os funcionários podem se comunicar com o síndico ou com a empresa administradora por meio de sugestões para melhorar o condomínio, reclamações de todo tipo, observações sobre reparos das áreas comuns, entre outras questões. Lembrando novamente, que não são apenas os moradores que podem usá-lo, todos os funcionários também podem.

O que tem mudado na verdade tem sido o acesso ao livro. O caderno físico na verdade tem sido usado apenas para registrar encomendas que foram entregues, mas que o morador ainda não buscou, cartas que precisem de assinatura ou visitas de fornecedores que estejam marcadas. Ou seja, o livro é usado como forma dos funcionários comunicarem questões operacionais e de logística entre si.

Quanto aos moradores, muitos condomínios têm utilizado sites, aplicativos como o Seu Condomínio e outras opções digitais para substituir o livro de ocorrências físico.

Assim, determinadas reclamações e demandas tem sua privacidade mantida e apenas o síndico ou a empresa administradora terão acesso a estas.

Diretor da administradora Prop Starter, Gabriel de Souza argumenta que o uso de sites é recomendado para registrar qualquer tipo de ocorrência. “O síndico consegue intervir quando necessário, é avisado do que está acontecendo no condomínio e ainda evitamos expor os moradores envolvidos”.

Gabriel comenta também que usar o livro de ocorrências de forma desregulada pode até mesmo prejudicar a reputação do condomínio.

“Uma vez, um proprietário estava quase vendendo a sua unidade. O interessado pediu para ler o livro de ocorrências e desistiu da aquisição, assustado com tantas brigas que ocorriam no local”.

Se comunicar dentro do condomínio é importante

Como o síndico nem sempre pode estar presente no condomínio, é essencial que haja um meio para que os moradores possam mantê-lo a par de quaisquer acontecimentos. Além disso, registros desse tipo impedem que moradores aleguem estarem sendo perseguidos já que o síndico ou a empresa administradora terão formas de provar que de fato houveram reclamações.

Utilizando meios digitais e outras tecnologias, é possível também evitar denúncias anônimas sobre barulho que podem ser uma dor de cabeça para gestores.

Essas anotações podem ser utilizadas como provas em uma possível ação judicial contra moradores que apresentem condutas irregulares ou que fiquem fazendo muito barulho continuamente. Por isso é necessário evitar denúncias anônimas.

É obrigatório ter um livro de ocorrências?

Perante a lei, condomínios não são obrigados a fornecerem um sistema de ocorrências a seus moradores.

Até mesmo porque, o síndico pode retirar o acesso a esse recurso, se registros desse tipo não estiverem ajudando e acabarem dificultando a vida condominial.

“Nesse caso, o síndico pode simplesmente explicar os motivos que o levaram a tomar tal atitude em uma próxima assembleia”, argumenta o assessor jurídico do Secovi-SP, João Paulo Rossi.

O melhor caminho é abordar o tema em assembleias buscando sempre aprovação por maioria simples antes de adotar um sistema do tipo seja na portaria ou por um site ou aplicativo.

Conheça melhor as opções digitais

Aplicativos para administração de condomínios que oferecem inúmeros recursos e ferramentas para facilitar a gestão, estão cada vez mais na moda no mercado.

Esses aplicativos oferecem recursos dentro da própria plataforma por onde as ocorrências podem ser registradas pelos moradores.

Especialistas da área afirmam que essa é uma forma de tornar a comunicação entre todos mais clara.

Aplicativos são uma maneira bastante objetiva de enviar mensagens. E quanto mais as comunidades usarem as plataformas, elas vão se tornando mais intuitivas e simples de usar.

O que muda com os livros de ocorrências digitais é que os moradores não podem ler as ocorrências de outras pessoas e por isso brigas entre moradores que forem alvos de reclamações com os moradores que as fizeram não irão acontecer, enquanto o síndico continua tendo acesso às ocorrências.

Além disso, o síndico pode facilmente acessar essas ocorrências onde quer que esteja pelo aplicativo, o que facilita principalmente quando o gestor quase não pisa no condomínio.

Mas as regras são as mesmas dos cadernos físicos, por isso xingamentos, ofensas e acusações de má fé e sem embasamento são proibidas.

O modelo de ocorrências do Seu Condomínio permite que todas as atividades do condomínio cheguem diretamente no e-mail dos gestores em tempo real. Sempre que uma ocorrência for registrada pelo porteiro ou zelador, o síndico juntamente com os membros do conselho, serão notificados via e-mail em tempo real sobre o acontecimento dessa ocorrência.

Outras opções

Além dos aplicativos há também opções analógicas e digitais que são igualmente funcionais, confira algumas:

Caixa para depositar folhas com as reclamações: O caderno físico ainda pode ser utilizado desde que possua folhas destacáveis, dessa forma após os moradores registrarem suas ocorrências, eles devem destacar a folha e depositá-la em uma caixa fechada, a qual apenas o síndico possua a chave. Tanto o caderno quanto a caixa podem ficar na portaria ou na zeladoria.

E-mails: Os moradores podem enviar ocorrências para o síndico por e-mails, mas essa é uma opção aplicável apenas em condomínios com poucos moradores para evitar que uma sobrecarga de e-mails.

Mensagens por WhatsApp: Da mesma forma, enviar mensagens de WhatsApp para o síndico é recomendado para condomínios pequenos.

Livro apenas para funcionários: Às vezes a alternativa é que apenas pessoal autorizado como o zelador, o porteiro, o síndico ou chefe de segurança, tenham acesso ao livro de forma que ele será usado apenas para anotar entregas autorizadas, entrada de visitantes, empregados das unidades, prestadores de serviço e outros registros da portaria e das áreas comuns.

O mais importante é que o síndico independente da opção escolhida, o síndico consiga estar ciente do que está acontecendo dentro do condomínio e com seus moradores.

O síndico não deve deixar os moradores sem resposta

Comunicação e transparência são habilidades que todos os gestores de condomínios precisam ter.

Portanto, o síndico não pode se contentar apenas com estar informado, é preciso que os moradores recebam o devido atendimento para suas questões.

Mesmo quando o síndico não tem o dever de resolver o problema, é ideal que ele encaminhe a questão para o responsável seja a empresa administradora, zelador, porteiro ou gerente predial.

E em hipótese alguma o síndico deve negligenciar os condôminos.

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