Uso do livro de ocorrências em condomínios

 

Fonte: Freepik

O livro de ocorrências já é figurinha repetida em condomínios. Entretanto, o seu modelo atual pode estar entrando em desuso.

Isso ocorre principalmente por conta de sua forma pública – o caderno fica à vista de todos do empreendimento, muitas vezes na própria portaria –, o que acaba causando intriga entre os moradores.

O que era para servir como um canal de comunicação com o síndico ou administradora (todos podem usá-lo), contando com sugestões, reclamações e observações gerais, acaba perdendo o seu significado.

Hoje, o caderno é mais usado pelos próprios colaboradores para se comunicarem entre si. Um exemplo comum é a chegada de uma carta que precisa de assinatura, informação essa passada adiante.

O papel antes prestado pelo livro de ocorrências, hoje é modernizado e encontra-se presente em portais na web ou aplicativos. Com o SeuCondomínio, está disponível na palma de sua mão.

Assim, reclamações são dirigidas somente para o síndico ou administradora. “O síndico consegue intervir quando necessário, é avisado do que está acontecendo no condomínio e ainda evitamos expor os moradores envolvidos”, afirma Gabriel de Souza, diretor da administradora Prop Starter.

Manter o livro de ocorrências organizado pode ser um aspecto importante na negociação de apartamentos. “Uma vez, um proprietário estava quase vendendo a sua unidade. O interessado pediu para ler o livro de ocorrências e desistiu da aquisição, assustado com tantas brigas”, conta Gabriel.

A importância da comunicação no condomínio

Por meio de uma plataforma de ocorrências, o síndico consegue estar sempre inteirado dos ocorridos, mesmo se não estiver presente. Da mesma maneira, é possível administrar corretamente a aplicação de advertências e multas aos condôminos, bem como tarefas dos colaboradores e até obras.

Ter seu caderno de ocorrências numa plataforma online também evita denúncias anônimas.

As reclamações podem, em casos extremos, serem utilizadas como prova em ações judiciais.

O livro de ocorrência é obrigatório?

Não há nada no Código Civil que obrigue a sua existência.

Em situações que o livro está causando um atrito excessivo, é possível até que o síndico o elimine da vida condominial, explicando os motivos na próxima assembleia.

O oposto também é recomendado: se não há algum tipo de caderno num empreendimento, a decisão para tê-lo deve ser tomada em assembleia.

Mais sobre o “livro virtual”

Com o aplicativo do SeuCondomínio, não há a necessidade do livro físico.

As ocorrências são centralizadas em uma única plataforma e podem ser acessadas pelo síndico em tempo real, onde quer que ele esteja.

Mesmo no on-line, não sertão toleradas acusações levianas ou palavras de baixo calão.

Outros formatos

Além do livro físico e virtual, resolvemos destacar outros métodos recomendados:

· Caderno com folhas destacáveis e numeradas: para manter a privacidade, as reclamações devem ser anotadas numa folha que será, então, depositada numa caixa que somente o síndico tem acesso;

· E-mail: o síndico pode providenciar o seu endereço de e-mail para o recebimento de observações gerais. Recomendado para empreendimentos menores;

· WhatsApp: similarmente a opção anterior, o síndico passa o seu número de telefone celular e recebe as ocorrências pelo aplicativo de mensagens;

· Livro da portaria: quando o caderno é utilizado apenas para registrar visitantes, entregas e o dia a dia das áreas comuns. Assim, seu acesso seria restrito a pessoas autorizadas.

De qualquer forma, manter-se presente nos acontecimentos de um condomínio é um dever dos síndicos.

Resposta

É imprescindível que o síndico responda todas as ocorrências.

Se fogem de sua responsabilidade, ele deve alertar a quem o morador deve recorrer.

A transparência é um pilar essencial da boa gestão de condomínios.

Por isso, moradores jamais devem ficar sem resposta.

Tudo isso e muito mais, você pode conferir baixando o aplicativo Seu Condomínio! Disponível para Android e IOS, Seu Condomínio é o app ideal não apenas para moradores, como também síndicos e funcionários do condomínio.

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